S&OP经典书籍连载:企业销售与运营计划(28)【第五章:S&OP评审会议(7)-财务审查】

行业快讯 6个月前
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“Bynow,youprobablyknowthefirstquestionIamgoingtoaskaboutthefinancialreviewsubprocess,”Nolansays.

“现在,你可能知道第一个问题我想问财务审查的子过程,”诺兰说。

“Whoistheexecutiveprocessownerforthissubprocess?”JimSimpson,themanufacturingdirector,replies.

“谁是这个子流程的负责人?”生产总监吉姆辛普森回应道。

AllheadsturntowardJanisNovak,thecontroller.“Iguessthatwouldbeme,”shesays.

大家都转向财务主管珍妮丝。“我想这将是我的,”她说。

“Andwhoisthelogicalpersontobeyourfinancialreviewcoordinator?”Nolanasks.“Remember,thispersonwillmostlikelybeinvolvedinthedemandreviewsubprocessandthesupplyreviewsubprocess.”

“谁是你的财务审查协调人?”诺兰问。“记住,这个人将最有可能参与需求审查进程和供应审查子流程。”

“Actually,Iamfortunate,”Janissays.“Ihaveacoupleofverygoodcandidates,butIwouldprefernottonametheindividualnow.”RosshascoachedMarktotakedefinitiveactionwheneverheseesanopportunitytomovetheprocessforwardmorequickly.“Sowhencanweexpectyoutonamethecoordinator?”Markasks.

“事实上,我很幸运,”珍妮斯说。“我有几个非常好的候选人,但我现在不想点出这个人的名字。”罗斯已经给马克交待过,每当他看到有机会更快地推进这一进程时,就采取决定性的行动。“那么我们什么时候可以让你指定协调员呢?”马克问。

“IcanmakethatdecisionbyTuesdayofnextweek,”Janisresponds.

下周二之前,我就能做决定了,珍妮丝说

“Arebothoftheindividualsscheduledforthesalesandoperationsplanningclasstomorrowandthenextday?”Nolanasks.

“这个候选人是不是也会参加明天和接下来的销售计划会议”诺兰问。

“Theyare,”Janisreplies.

是的

“Good,”saysNolan.“Now,Janis,Iwouldlikesomehelp.Pleasedescribewhatyouthinkthefinancialreviewshouldlooklike.”

“很好,”诺兰说,“珍妮丝,我本以为需要一些帮助,现在请你说说财务审查会是什么样子?”

“Ihaveavisionofhowfinancefitsintotheprocess,”saysJanis.Shetellsthegroupthatshehasworkedincompaniesthatusedasalesandoperationsplanningprocess,althoughtheydidnotcallitthat.However,theprocessandprinciplesappeartobethesame.TheprocessesalreadyexistedinthecompanieswhenJanisjoinedthefirms,andsheplayedaroleaspartofthefinanceteam.

珍妮斯说:“我对财务如何融入这一流程有一些想法。”她告诉该小组,她曾在使用销售和运营计划流程的公司工作过,尽管他们没有这样称呼。然而,过程和原则似乎是相同的。当珍妮斯加入这些公司时,这些流程已经存在于公司中,她作为财务团队的一员发挥了作用。

“HereishowIseeitworkingatUniversalProducts,”Janissays.“Thefinancereviewsubprocesscoordinatorwillparticipateinthedemandreviewandsupplyreviewmeetings.Ifforsomereasonshedoesnotdirectlyparticipate,shemustbeinthecommunicationlooptoreceiveresultsfrombothreviews.Iamusingthewordshebecausebothofmycandidatesfortherolearefemale,”JanistellstheGroup.

“这就是我如何看待它在通用产品上的工作,”珍妮斯说。“财务审查子流程协调员将参加需求审查和供应审查会议。如果出于某种原因,她没有直接参与,她必须在沟通循环中接受来自两个审查的结果。我用“她”这个词是因为我的两位候选人都是女的。”

Shegoesontoexplainthatthecoordinatormakessurethatprojectedpricingissuesarediscussedandagreeduponinthedemandreviewandthatprojectedcostissuesarediscussedandreviewedinthesupplyreview.Shehastheabilitytoquestionandchallengeissuesinboththedemandandsupplyreviews,butwillaccuratelyrepresentthefinancialchoicesofboth.Sheisnotempoweredtomakedecisionsfordemandorsupply.

她接着解释说,协调人确保在需求审查中讨论和商定预计定价问题,并在供应审查中讨论和审查预计成本问题。她有能力在需求和供应审查中质疑和挑战问题,但将准确地代表两者的财务选择。她无权作出供求决策。

Nolanthinksthisisagoodtimetogetthegroup’svalidation.“IsthegroupokaywithwhatJanisjustsaid?”heasks.SamWente,thesalesdirector,says,“Itsoundsgreattome!”“IlikewhatIhear,”JimSimpson,themanufacturingdirector,says.“Sofar,asJanishasdescribedit,financehasnottriedtodictateitsanswertopricingandcostissues.”“Janis,goon,please,”Nolancommands.

诺兰认为这是一个获得小组认可的好时机。“小组同意詹妮斯刚才说的话吗?“他问。销售总监萨姆·温特说:“我听起来很不错!”“我喜欢我所听到的,”生产主管吉姆·辛普森说。“到目前为止,正如珍妮斯所描述的那样,财务部门还没有试图对定价和成本问题作出解释。”“珍妮斯,请继续讲,”诺兰命令道。

Janistellsthegroupthatthefinancereviewcoordinatorwillkeepherpersonallyadvisedofanysignificantissuesormajorchangessincethelastsalesandoperationsplanningcycle.Thatway,Janiswillknowwhatishappeningandwillnotbesurprisedbyanyoftheplans,changes,orissues.Thecoordinatorwillberesponsiblefortakingthequantitativeoutputofthedemandreviewandthesupplyreviewandgeneratingthecompanyprojectedproformaincomestatement,balancesheet,andcashflowanalysis.Shealsowilldevelopamonth-by-monthfinancialprojectionthatdemonstratestheeffectofanychangestotheplan.

珍妮斯告诉小组,财务审查协调员将亲自告知自上次销售和运营计划周期以来的任何重大问题或重大变化。这样,珍妮斯就会知道发生了什么,不会对任何计划、变更或问题感到惊讶。协调人将负责进行需求审查和供应审查的定量输出,并生成公司预计形式损益表、资产负债表和现金流分析。她还将制定一个月一个月的财务预测,以证明计划的任何变化的影响

“Whatistheplanninghorizonforthefinancialprojection?”AnitaCooper,thepurchasingmanager,asks.BeforeJaniscanreply,PeterNewfeld,theproductdevelopment/engineeringdirector,speaksup.“Icanseewhereyougetrevenues,costofgoodssold,andgrossmargin,butwheredoyougetinputfortheSG&A?”heasks.

“财务预测的规划范围是什么?”采购经理安妮塔·库珀问道。在珍妮斯回答之前,产品开发/工程总监皮特发言。“我可以看到你从哪里得到收入、销售成本和毛利率,但是你从哪里得到SG&A的输入呢?”他问。

“LetmeanswerAnita’squestionfirst,”Janissays.“Themonth-by-monthprojectionswouldbeforthefullplanninghorizon.Theprojectedproformaswillbesummedbyquarterandbyfiscalyear,butthedatawillcoverthefullplanninghorizonbymonth.”

“让我先回答安妮塔的问题,”珍妮斯说。“逐月预测将针对整个规划范围。预计的预估值将按季度和财政年度进行汇总,但数据将按月涵盖整个计划范围。”

JanisexplainsthatthereisanimportantissuetoconsiderwhichRossbroughtupearlier.Thefinancialprojections,theoutputfromthesalesandoperationsplanningprocess,arethenumbersthatareusedtocommunicatecurrentexpectations.Oneoffinance’sresponsibilitiesistocomparethecurrentplan,ortherealitytoday,againsttheannualbusinessplan.

珍妮斯解释说,有一个重要的课题是需要考虑罗斯早先提出的问题。财务预测,即销售和运营计划流程的输出,是用来传达当前预期的数字。财务部的职责之一是将当前的计划或现实情况与年度业务计划进行比较。

Gapsthatshouldbediscussedinthesalesandoperationsplanningmeetingwillsurfaceinthiscomparison.Thesegapsoftendriveactionsthatwillbereflectedinthenextsalesandoperationsplanningcycle.

在这个比较中,应该在销售和运营计划会议上讨论的差距将浮出水面。这些差距往往会推动行动,这些行动将反映在下一个销售和运营计划周期中。

JanisturnstoPeter.“Nowtoaddressyourquestion,”shesays.SheexplainsthatUniversalProductshasanapprovedSG&Aplanfromtheannualplanandfromtheprevioussalesandoperationsplanningprocess.IftherearegoingtobechangestothebasicSG&Aplanorassumptionsbehindtheplan,theywillsurfacethroughtheprocess.

珍妮斯转向彼得。“现在来解决你的问题,”她说。她解释说,环球产品在年度计划和之前的销售和运营计划流程中都有一个经过批准的SG&A计划。如果基本的SG&A计划或计划背后的假设发生变化,这些变化将在整个过程中浮出水面。

Itisoneoffinance’sresponsibilitiestomakesurethatissuesorchangessurface.Thatisoneofthereasonswhyfinanceparticipatesinthepre-salesandoperationsplanningsubprocessreviews.

确保问题或变化浮出水面是财务部门的职责之一。这也是财务部门参与售前和运营计划子流程审查的原因之一。

“Say,forexample,”Janissays,“thatengineeringfindsitneedstoallocatemoreresourcesforthesupportofexistingproducts.Thisissueshouldsurface,andfinancemusttakethatintoconsiderationwhendevelopingthecompanyproformafinancials.”

“比如说,”珍妮斯说,“工程发现它需要分配更多的资源来支持现有的产品。这一问题应该浮出水面,财务部在制定公司形式财务报告时必须考虑到这一点。”

Markwantstoclarifywhatfinancialinformationwillbecommunicatedtocorporate.“Willthesebethesamenumbersyousendtocorporate?”heasks.“No,Mark,notyet,”Janisreplies.“ThenumbersIpresenttocorporatearewhatweasateam,withyourapproval,agreeuponintheexecutivesalesandoperationsplanningmeeting.”

马克想搞清哪些财务信息将传达给公司。“这些是你发送给公司的一样的数字吗?”他问。“不,马克,还没有,”珍妮斯回答。“我提供给公司的数字是我们作为一个团队,在你的批准下,在执行销售和运营计划会议上商定的数字。”

RayGuy,thefinalassemblymanager,shiftsinhischair.“Janis,sometimesthesupplyorganizationwillbecompelledtoproposealternativestomeetchangesindemand.Thedecisiononthosealternativeswillbemadeintheexecutivesalesandoperationsplanningmeeting,andtheywillclearlyaffectthefinancialplan.Sinceyouaredevelopingtheproformabeforethesalesandoperationsplanningmeeting,howwillyoudealwiththefinancialimpactoftheproposedalternatives?”

总装经理雷·盖伊在他的椅子上转来转去。“珍妮斯,有时供应组织会被迫提出替代方案,以满足需求的变化。有关这些备选方案的决定将在执行销售和运营计划会议上作出,它们将明显影响财务计划。既然您是在销售和运营计划会议之前制定形式,那么您将如何处理拟议备选方案的财务影响?”

“Marktakesamomenttolookaroundtheroom.NolanisstandingnexttowhereRossisseated.RosscatchesMark’seyeandsmilesbecauseofwhatishappening.Theteamisdevelopingownershipandunderstandingsimultaneously.Thehigh-levelframeworkforthesalesandoperationsplanningprocessisbeingdefinedbythestaff.

马克花了点时间环顾房间。诺兰站在罗斯坐的旁边。罗斯捕捉到了马克的眼神,为正在发生的事情而微笑。团队正在同时开发所有权和理解能力。销售和运营计划流程的高级框架由员工定义。

Janisclearlyhasthefloor,andtheteamisengagedinthediscussion.“Youbringupanimportantpoint,Ray,”shesays.Shetellsthegroupthatinoneofthecompanieswhereshepreviouslyworked,thechieffinancialofficerattemptedtoputprecisionintotheprojections.Thiscreatedagreatamountofworkanddidnotallowforeasyhandlingofalternatives.

珍妮斯显然有发言权,团队也参与了讨论。“你提出了一个重要的观点,雷,”她说。她告诉该集团,在她以前工作过的一家公司,首席财务官试图将精确性纳入预测。这创造了大量的工作,不允许轻易处理替代品。

“Ithoughtthetimeexpendedwaswasteful,”Janiscomments,“sincewestartedwithaforecastofdemandthatwaslessthanprecise.Addingprecisionattheendoftheprocessdidnotmakesensetome.”

“我认为花费的时间是浪费的,”珍妮斯评论道,“因为我们从一个不太精确的需求预测开始。在过程结束时增加精度对我来说没有意义。”

Janisexplainsthatintheothercompanywhereshepreviouslyworked,roughcutfinancialsweredevelopedaspartofthesalesandoperationsplanningprocess.Thefinanceteamspentmoretimeonanalyzingthefinancialeffectsofthedifferentproposedalternatives.Inessence,“whatif”simulationsweredevelopedforthedifferentalternatives.

珍妮斯解释说,在她之前工作的另一家公司,粗略的财务数据是作为销售和运营计划流程的一部分开发的。财务团队花了更多的时间分析不同备选方案的财务效果。本质上,“假设”模拟是为不同的选择而开发的。

“Ibelievethefirstcompanywastiedintoamentalityoflegalfinancialaccounting,whereasthesecondcompanyhadamuchbetterunderstandingofmanagementaccounting,”Janiscomments.

珍妮斯评论道:“我认为第一家公司与合法的财务会计思想紧密相连,而第二家公司对管理会计有了更深入的了解。”

“Howdidyouinterfacewiththegeneralmanager?”Markasks.JanistellsMarkthattheresultsofthefinancialsimulationswereavailableaspartofaninformationpackagecommunicatedtothegeneralmanagerandotherparticipantspriortotheexecutivesalesandoperationsplanningmeeting.Theanalysisincludedacomparisonofeachalternativeagainsttheannualplanpreviouslysubmittedtocorporate.Thisinformationhelpedthegeneralmanagerandotherexecutivesinthedecision-makingandauthorizationprocess.

“你和总经理如何交流工作?”马克问,珍妮斯告诉马克,财务模拟的结果作为信息包的一部分提供给总经理和其他参与者,然后在执行销售和运营计划会议之前进行沟通。分析包括将每个备选方案与之前提交给公司的年度计划进行比较。这些信息有助于总经理和其他高级管理人员进行决策和授权。

“Iwouldliketomakeanotherpoint,”Janissays.“Salesandoperationsplanningisanauthorizationprocess.Thediscipline,asweusedit,wastoauthorizeresourcesforbudgetchangesthroughthesalesandoperationsplanningprocess.”Sheexplainsthattheexecutiveteamdidnotapproveaplanwithoutauthorizingthenecessaryresourcestoachieveit.ThisiswhatRossandNolanhavereferredtoas“onlyapprovingrealisticplans.”PickinguponcommentsfromRossandNolanaboutboundarysetting,Janisaddsthattheamountofresourcesapprovedbecameaboundarywithinwhichtooperate.

“我想再说一点,”珍妮斯说。“销售和运营计划是一个授权过程。我们使用的规则是通过销售和运营计划流程授权资源用于预算变更。”她解释说,执行团队没有授权必要的资源来实现计划,就没有批准计划。这就是罗斯和诺兰所说的“只批准现实的计划”。根据罗斯和诺兰关于边界设置的评论,珍妮斯补充说,批准的资源数量成为了运营的边界。

PetergrinsatJanis.“Howdoyouknowsomuchaboutsalesandoperationsplanning?”heasks.

皮特笑着说“你怎么知道的这么多”

“Iwasthefinancialreviewcoordinatoratbothcompanies.Ilearnedthroughexperience,”Janisreplies.

我曾经是财务审查协调员在两个公司,我通过经验学习到的、珍妮丝回答

“Anddoestheprocessreallywork?”SamWenteasks.

这个流程真的管用吗,山姆问

“Oh,yes!”Janisexclaims.“Iwassurprisedthatwedidn’thaveasimilarprocessatUniversalProducts.Idon’tbelievesalesandoperationsplanningisanoption.Ibelieveitissomethingwemustdoanddowell!”

“管用,当然管用啊!”珍妮斯惊讶地回答。“我很惊讶,我们在通用产品公司上没有类似的流程。我不认为销售和运营计划是一种选择。我相信这是我们必须做的事情,我们必须做好!”

“Isthereafinancialreviewmeeting?”JustinRoberts,themarketingmanager,Asks.

“那两家公司都会有财务审查会议吗?”市场经理贾斯汀问

Janisrespondsthatinthefirstcompanywheresheworked,therewasnomeeting.Itwasjustanexerciseincrankingoutandcommunicatingthenumbers.Inthesecondcompany,abriefmeetingwasconductedafterthefinancialsimulationswerecompleted.Theresultofthefinancialreviewmeetingwasoftenaspecificrecommendationdevelopedfromthealternativeplans.

珍妮斯回应说,在她工作的第一家公司,没有会议。这只是一个练习,在凑数和沟通的数字。在第二家公司,在完成财务模拟后进行了一次简短的会议。财务审查会议的结果通常是根据备选计划提出的具体建议。

RossstandstocommentonwhatJanishasjustsaid.HeexplainsthatinthesalesandoperationsplanningmodeldevelopedbytheOliverWightgroup,whichheshowedearlier(Figure24),thisisthereconciliationsteporthefourthstepintheprocess.

罗斯站着对珍妮斯刚刚说的话发表评论。他解释说,在奥利弗,怀特集团开发的销售和运营计划模型中(如图24所示),这是协调步骤或流程中的第四步。

Janiscontinueswithherdiscussion.Thefinancialreviewmeetingparticipantsincludedthedemandplanner,thesupplyplanner,thefinancialcoordinator,andthecontroller.Others,includingthegeneralmanager,wereinvited.Theyattendedfromtimetotimewhentherewerecriticalfinancialissues.

珍妮斯继续她的讨论。财务审查会议的参与者包括需求计划员、供应计划员、财务协调员和财务总监。其他人,包括总经理,也被邀请了。他们在有重大财务问题时不时出席。

Generally,theseotherexecutivesdidnotfinditnecessarytoattend.TheywerekeptwellinformedduringthesubprocessreviewsandwiththeinformationpackagethatwasdistributedpriortotheexecutivesalesandoperationsplanningMeeting.

一般来说,这些其他高管认为没有必要参加。在子流程审查期间以及在执行销售和运营计划会议之前分发的信息包中,他们得到了充分的通知。

MarksmilesapprovinglyatJanis.Heisimpressedwithherknowledgeoftheprocess.Hewillhaveavaluableresourceduringtheimplementation.Healsoknowsthatheneedstoselectasalesandoperationsplanningcoordinator,andheisstronglyleaningtowardappointingJanis.

马克对珍妮斯赞许地微笑。她对这个过程的了解给他留下了深刻的印象。在实施过程中,他将拥有宝贵的资源。他还知道他需要选择一名销售和运营计划协调员,而且他非常倾向于任命珍妮斯。

Nolanwalkstothefrontoftheroom.“Well,Janis,thankyouforgivingmypresentation.Letmejustshowacoupleofexamplesofthefinancialinformationthatcansupportthesalesandoperationsplanningprocess.”Heshowsthegrouptwomoregraphs(Figures26and27).

诺兰走到房间的前面。“好吧,珍妮斯,谢谢你的讲述。我来举几个财务信息的例子,这些信息可以支持销售和运营计划流程。”他向小组展示了另外两个图表(图26和27)。

“Doesanyonehaveanyotherquestionsorcomments?”Nolanaskswhilethegroupstudiestheexamples.“Ifnot,thenlet’stakeaten-minutebreak,”hesays.“Andforplanningpurposes,itlookslikewewillberunningclosertoa6:30finish.”

“有人有其他问题或意见吗?”诺兰在小组研案例的时候问,“如果没有,那我们休息十分钟,”他说。“出于计划的目的,看来我们将接近6:30的完成时间。”

MarkapproachesJanisduringthebreak.“Iamsopleasedandimpressed,”hesays.“Ididn’tknowyouhadthislevelofknowledgeabouttheprocess.”“Thanks,Mark,”Janisreplies.“Ihavegoodknowledgeofthefinancialpart,butamnotasstronginunderstandingtheentireprocess,”sheexplains.“Ididnotimplementtheprocess,nordidIactuallyparticipateintheexecutivesalesandoperationsplanningmeeting.Iknowlittleaboutdemandplanningorsupplyplanning,butIdoknowmypartintheprocess.”

休息时马克走近珍妮斯。他说:“我很高兴,也印象深刻。”“我不知道你对这个过程有这样的了解。”“谢谢,马克,”贾尼斯回答。她解释说:“我对财务部分有很好的了解,但对整个过程的理解不够强。”“我没有实施该流程,也没有实际参加销售和运营计划执行会议。我对需求计划或供应计划知之甚少,但我确实知道自己在这一过程中所扮演的角色。”

“Don’tsellyourselfshort,”Markreplies.“Youknowmoreabouttheprocessthantherestofus.”

“别这么说,你知道的比我们都多,”马克说

Janisexcusesherself,leavingMarkalone.RosstapsMarkontheshoulder.“We’llbeaddressingtheexecutivesalesandoperationsplanningmeetingnext,”Rosssays.“Remember,that’syourmeeting.Besuretoallowquestionsorissuesthatyoufeelareimportanttosurfaceinthediscussion.Also,bepreparedtonameyoursalesandoperationsplanningcoordinatorortellyourstaffwhenyouwillannounceyourselection.”

珍妮斯告退,留下马克一个人。罗斯轻拍马克的肩膀。“我们将在下一次执行销售和运营计划会议上发言,”罗斯说。“记住,这是你的会议。一定要让你觉得重要的问题或问题在讨论中呈出来。另外,请准备好说出你的销售和运营计划协调员,或者告诉你的员工你将在何时宣布你的选择。”

“WhatdoyouthinkaboutJanisbeingthecoordinator?”Markasks.“Ithinkthatwouldbeagreatchoicefromaknowledgepointofview,”Rossreplies.“However,youneedtobecomfortablethatshehastheproperchemistrywiththerestoftheteam.Frommyobservations,itdoesn’tappearthatchemistrywillbeaproblem,butwewillmakesurethatyourteammembersprovideinputoncandidatesbeforeyounamethespecificindividual.”MarkdoesnotlookentirelysatisfiedwithRoss’sanswer.“Mark,thereisnorightanswerastowhoshouldbeyoursalesandoperationsplanningcoordinator,”Rossexplains.“Inmanycompanies,thecoordinatormaybeonthedemandsideofthebusiness.Somewillcomefromthesupplyside,andotherswillcomefromfinance.Thechoiceisreallyuptothegeneralmanager.Thecoordinatorneedstobesomeonewhoisreliableandwhosejudgmentyoutrust.”

“你觉得珍妮斯作为协调员怎么样?”马克问。“从理论的角度来看,我认为这将是一个很好的选择,”罗斯回答说。“但是,你需要对她与团队其他成员的化学反应感到满意。根据我的观察,似乎化学不会是一个问题,但我们会确保你的团队成员在你指定具体的个人之前提供候选人的信息。”“马克,关于谁应该是你的销售和运营计划协调员,没有正确的答案,”罗斯解释说。“在许多公司中,协调员可能是业务的需求方。一些来自供应方面,另一些来自金融。这个选择真的取决于总经理。协调人需要是一个可靠的人,你信任他的判断。

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